Mitglieder
Das Fenster der Mitglieder-Suche besteht aus zwei Teilen: Filter (oben) und Mitgliedertabelle (unten). Die angezeigten Mitglieder können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden:
- Nachname
- Mitgliedschafts-Status "Angemeldet", "Abgemeldet" und "Beide"
- Externe Mitgliedsnummer (optional)
- Eigenschaften
- Beitragsgruppe
- Zusatzfelder
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Eintritts- und Austrittsdatum
Jeweils beim Verlassen eines Feldes wird die Suche ausgelöst.
Nach einem Doppelklick auf das Mitglied werden die kompletten Daten angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf ein Mitglied öffnet sich ein Kontextmenü. Damit kann das Mitglied bearbeitet oder gelöscht werden. Außerdem ist die Ausstellung einer Spendenbescheinigung möglich.
Es können eine oder mehrere Eigenschaften ausgewählt werden (STRG-Taste beim Mausklick gedrückt halten). Die Eigenschaften sind "und-verknüpft". D. h. es werden die Mitglieder angezeigt, die alle Eigenschaften haben.
Soll nach Zusatzfelder gefiltert werden, kommt es auf den Datentyp des jeweiligen Zusatzfeldes an. Bei einem Ja/Nein Feld kann nur nach Ja-Einträgen gefiltert werden. Bei einem Textfeld gelten zur Filterung die SQL-Regeln für einen Textvergleich: Hier können die Wildcards % (0...n beliebige Zeichen) und _ (genau 1 beliebiges Zeichen) eingesetzt werden. Durch die Verwendung der Kombination _% kann man nach allen nicht leeren Textfeldern filtern.
Im oberen Teil sind die allgemeinen Daten des Mitgliedes zu finden. Wird eine Postleitzahl eingegeben, für die bereits ein Mitglied gespeichert ist, wird der entsprechende Ort übernommen.
Hinweis zur E-Mail-Adresse: In JVerein kann aktuell je Mitglied nur eine E-Mail-Adresse gespeichert werden. Hat ein Mitglied aber mehrere E-Mail-Adressen, kann man sich derzeit mit der 'Group'-Notation behelfen, Details dazu im http://www.jverein.de/forum.
Sofern in den Einstellungen der Parameter "Juristische Personen erlaubt" gesetzt ist, wird bei der Neuaufnahme von Mitgliedern folgender Dialog eingeblendet:
Hier kann ausgewählt werden ob es sich um eine
- natürliche Person
- juristische Person
handelt. Sofern "juristische Person" ausgewählt wird, sieht der Bildschirm so aus:
Eintrittsdatum und Beitragsgruppe sind Pflichtfelder. Die Beitragsgruppen können unter Beitragsgruppen für jeden Verein individuell konfiguriert werden. Siehe auch Beitragsmodelle und Einstellungen. Beim Austrittsdatum wird das Datum des satzungsgemäßen Austritts (z. B. der 31.12. des jeweiligen Jahres) eingetragen. Unter Kündigung wird das Datum des Eingangs der Kündigung vermerkt.
Standardaussehen des Formulars:
Sofern eine Beitragsgruppe ausgewählt wurde, die mit "Familie: Zahler" gekennzeichnet ist, verändert sich das Formular wie folgt:
Die Person (ebenfalls ein Mitglied), die für das Mitglied zahlt, kann aus einer Liste ausgewählt werden. Hinweis: Dieser Person muss eine Beitragsgruppe der Art "Familie: Zahler" zugewiesen sein, ansonsten taucht sie in der Auswahl-Box nicht auf. Bei einer Beitragsgruppe, die mit "Familie: Angehöriger" gekennzeichnet ist, sieht das Formular so aus:
Hier werden die Personen angezeigt, für die das Mitglied die Beiträge zahlt.
Sinn und Zweck dieser Familienverknüpfung ist es, die Voraussetzungen für die Familienmitgliedschaft prüfen zu können. Tritt ein Mitglied aus, dass für andere Mitglieder als Zahler eingetragen ist, kommt eine entsprechende Fehlermeldung. Dann sind die Beitragsgruppen der beitragsfreien Mitglieder zu verändern oder es ist ein anderer Zahler einzutragen.
Hier kann man Beitragsgruppen eintragen die für dieses Mitglied ab einem definierten Datum gültig sein soll. Hat man z.B. im ersten Jahr einen vergünstigten Probebeitrag, trägt man diesen oben unter Beitragsgruppe ein. Die Beitragsgruppe für den normalen Beitrag, der gültig werden soll sobald die Probezeit beendet ist, kann man sofort in dieser Tabelle zukünftige Beitragsgruppen eintragen.
Bei Programmstart wird geprüft, ob das Datum für eine Änderung der Beitragsgruppe erreicht wurde. Alle zu ändernden Mitglieder werden in einer Liste angezeigt und es können die neuen Beitragsgruppen für ausgewählte Mitglieder oder alle angezeigten übernommen werden. Damit die Daten angezeigt werden, ist einmal die Box "künftige Beitragsgruppen" zu aktivieren:
Hinweis: Die Box ist nur sichtbar, wenn im Menü "Jameica" ausgewählt wurde.
Zum Erfassen einer zukünftigen Beitragsgruppe klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle. Im Kontextmenü wählen Sie den Punkt Beitragsgruppe hinzufügen. Es öffnet sich eine Ansicht in der Sie die neue Beitragsgruppe auswählen und das Datum erfassen ab dem diese Gruppe gültig werden soll. Sie können in einem Bemerkungsfeld noch hinterlegen warum diese Änderung durchgeführt werden sollte.
Bei Mitglieder von Beitragsgruppen der Beitragsart Familie: Zahler können Sie nur andere Beitragsgruppen mit der Beitragsart Familie: Zahler als zukünftige Beitragsgruppe eintragen.
Bei Mitglieder von Beitragsgruppen der Beitragsart Normal können Sie nur andere Beitragsgruppen mit der Beitragsart Normal als zukünftige Beitragsgruppe eintragen.
Bei Mitglieder von Beitragsgruppen der Beitragsart Familie: Angehöriger können Sie keine zukünftigen Beitragsgruppen hinterlegen, weil hier u.U. Zahlungsdaten fehlen.
Für ein Mitglied können auch Beiträge aus mehreren Beitragsgruppen abgerechnet werden. Dazu muss unter Administration | Einstellungen | Anzeige das Häkchen bei "sekundäre Beitragsgruppen anzeigen" gesetzt werden und unter Administration | Beitragsgruppen muss für mindestens eine Beitragsgruppe das Höschen "sekundäre Beitragsgruppe" gesetzt werden. Dann kann beim Mitglied eine entsprechende Auswahl vorgenommen werden.
Als Zahlungswege stehen
- Basislastschrift
- Barzahlung
- Überweisung
zur Verfügung. Die Standardwerte können unter Administration|Einstellungen|Beiträge festgelegt werden.
Beim Zahlungsweg Basislastschrift sind BIC und IBAN anzugeben. Durch die Eingabe einer BLZ gefolgt von einem Leerzeichen und der anschließenden Kontonummer wird der SEPA-Konverter angestoßen und die IBAN und die BIC ermittelt.
Die Mandats-ID wird automatisch aus der Mitgliedsnummer oder optional aus der externen Mitgliedsnummer (siehe Einstellungen) gebildet. Zusätzlich wird ein Versionszähler geführt, der das 1., 2., 3. .... Mandat referenziert.
Das Datum des Mandats muss angegeben werden.
Die SEPA-Sequenz wird automatisch ermittelt.
Zusätzlich kann ein abweichender Kontoinhaber angegeben werden:
Mit dem Button "Mitglied-Daten übernehmen" werden einige der Daten des Mitglieds übertragen. Hinweis: Es werden nicht alle Daten übertragen, da es sich um einen abweichenden Kontoinhaber handelt. Z. B. der Vorname wird nicht übertragen.
Zusätzliche Zahlungen (z. B. Eigenanteile für Fahrten, Strafgelder ...) können über Zusatzbeträge verarbeitet werden.
Ein Klick auf Neu öffnet folgendes Fenster:
Vermerke über das Mitglied (z. B. Funktionen ...) können in zwei Datenfeldern hinterlegt werden.
Mit einem Rechtsklick auf einen Wiedervorlagetermin kann entweder ein Erledigungsdatum gesetzt oder zurückgesetzt werden. Mit einem Klick auf Neu öffnet sich folgendes Fenster:
Zusätzlich werden die Daten unter Jameica | Termine in einem Kalenderformat angezeigt.
Die Eigenschaften des Mitgliedes können angehakt werden, bzw. das Häkchen kann entfernt werden. Die Änderungen werden bei Druck auf den Speichern-Knopf in die Datenbank geschrieben.
Zur Nutzung ist in den Einstellungen das entsprechende Häkchen zu setzen und die Lehrgänge sind in der Administration>Lehrgangsarten einzurichten.
Zur Nutzung ist in den Einstellungen das entsprechende Häkchen zu setzen und die Lesefelder sind unter Administration>Lesefelder einzurichten.
In dieser Ansicht sehen Sie die geleisteten Arbeitsstunden, die diesem Mitglied zu gebucht wurden.
Drücken Sie den Schalter "Neu" der oberhalb der Liste angeordnet ist so öffnet sich ein Dialog, in dem Sie neue Stunden für das Mitglied erfassen können. Sie geben das Datum ein, an dem die Stunden geleistet wurden, die Anzahl der Stunden und, im Feld Bemerkung, was geleistet wurde.
In den Einstellungen von JVerein auf der Ansicht Beiträge können Sie ab der Version 2.5 ein Arbeitsstunden Modell ändern und negative Stunden erlaubt einstellen.
Danach kann hier beim Erfassen von Arbeitsstunden im Feld Stunden auch ein negativer Wert eingetragen und damit die Sollstunden des Mitglieds erhöht werden. Damit kann man Dienstleistungen des Vereins, die mit Arbeitsstunden gegengerechnet werden können, einfach erfassen und abrechnen.
Im Dialog Arbeitseinsätze prüfen können Sie sich jederzeit die Abrechnung aller Mitglieder anzeigen lassen. Es werden allerdings nur solche Mitglieder dort aufgeführt, die einer Beitragsgruppe angehören, in der zu leistende Arbeitsstunden eingetragen sind.
Mitglied bearbeiten. Identisch mit Doppelklick auf das Mitglied
Es wird ein neuer Datensatz mit den Daten des Mitgliedes angelegt. Dieser kann dann vor der Speicherung verändert werden.
Es wird eine Mail an das Mitglied versandt. Dabei wird eine Auswahl von Mailvorlagen zur Verfügung gestellt.
Für alle markierten Mitglieder werden die angeklickten Eigenschaften gesetzt. Dabei stehen nur die Eigenschaftengruppen ohne Pflichteintrag oder ohne die Kennzeichnung "maximal 1" zur Verfügung,
Für einen vorgegebenen Zeitraum werden alle Buchungen des Mitgliedskontos ausgegeben.
Erstellung einer Spendenbescheinigung, die direkt dem Mitglied zugeordnet ist.
Ausgabe aller zu einem Mitglied gespeicherten Daten (Ausnahme: Ggfls. gespeicherte Dokumente)
Generierung einer manuellen Lastschrift in Hibiscus.
Alle definierten freien Formulare werden als Menüpunkt angeboten.
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